Escritórios de advocacias conseguem reduzir desperdício e ampliar o faturamento em até 30% com implementação da automação e cultura de inovação
Mesmo setores tradicionais e conservadores da economia, como o da Advocacia, estão percebendo ganhos exponenciais com a implementação da automação e gestão de inovação. Um estudo de caso mostrou que a pandemia levantou uma necessidade de ganho de tempo, aumento de produtividade e de faturamento, além da urgência na organização para suprir as demandas do trabalho remoto.
Nesse e em outros setores tornar-se obsoleto pode comprometer a perenidade das operações, além do faturamento. Ao invés de investir na quantidade de novas contratações de profissionais, as organizações que empregam recursos em tecnologia e inovação entenderam que reunir profissionais mais estratégicos e qualificados reflete em aumento de produtividade, diversificação nas estratégias de negócios, eficiência na gestão, além da redução de tempo com questões administrativas e operacionais, maximizando sua lucratividade.
De acordo com Rafael Cinini Dias Costa, advogado especializado em Direito Empresarial, Bancário e Financeiro, sócio da DC&NC Advogados de Belo Horizonte e, também, formando em Ciência da Computação, “a tecnologia da informação é um dos caminhos para gerar maiores resultados nas operações”. O advogado vem investindo em automação e tecnologia para a organização da rotina do seu escritório. “Quando eu abri meu escritório não tinha recursos para investir na contratação de muitos profissionais. Foi então que implantei sistemas que pudessem me auxiliar com a gestão de processos e prazos. Percebo que a minha visão estava certa e que podemos evitar desperdícios aliando o conhecimento estratégico com a inovação, principalmente agora durante a pandemia, em que há necessidade de aumento de produtividade mesmo que remotamente”, explica.
No ano passado, o especialista implantou a versão H do software CPJ-3C, desenvolvido pela Preâmbulo Tech, que oferece workflow e inteligência artificial, além de dashboards e relatórios parametrizáveis. Em menos de um ano, o faturamento bruto do seu escritório cresceu 30%, com considerável redução de tempo dos quase 80 profissionais contratados, aumentando produtividade e fluxo de processos.
A DC&NC Advogados também implantou a metodologia Scrum em um dos seus clientes, que demanda um grande fluxo de processos e prazos. (Scrum é uma metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de software, onde os projetos são divididos em ciclos, que representam conjuntos de atividades que devem ser executadas). A grande necessidade, para esse cliente que foi incorporado por um grande banco nacional, era a implantação de um sistema de gestão que propiciasse a mesma qualidade que tinha ao longo dos anos anteriores e aumento de rendimento do trabalho. “A versão H do CPJ-3C, com metodologia ágil e mais inovadora, permitiu um cenário mais propício com segurança para experimentar a solução, o que potencializou os ganhos financeiros e de produtividade do escritório”, validou.
A inteligência da nova versão do software viabiliza que a gestão dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das organizações seja feita por times. Dessa forma, o maior desafio é a adaptação cultural na implantação dessas metodologias, quebrando paradigmas de que cada carteira precisa de um único especialista. Ao ser gerida por equipes, as carteiras passam a contar com vários especialistas, excluindo de um único profissional a pressão no cumprimento de prazos e de excesso de atividades. Dessa forma, as agendas dos times se equalizaram.
Andréia Andreatta, diretora Comercial e de Marketing da Preâmbulo Tech, explica que o sistema possui inteligência capaz de classificar as publicações e já distribuir para as equipes ou pessoas designadas a trata-las. “Esta lógica de distribuição e encadeamento de eventos proporciona uma parametrização contínua pelo escritório, onde o próprio motor do workflow empurra o fluxo, permitindo que os gestores e advogados se concentrem mais em questões estratégicas e menos nas operacionais”, contextualiza a gestora.
O benefício foi estendido a todos os demais departamentos da DC&NC Advogados, que passam pela controladoria, cadastro, qualidade, protocolos e publicação. O resultado é um aumento de 30% no número de ações e uma significativa redução na quantidade de pessoas alocadas em determinadas carteiras, o que permitiu realocar a mão de obra excedente em novos projetos, ampliar a carteira de clientes, maximizar o faturamento, mantendo a mesma despesa em folha de pagamento. A nova ambientação cultural, orquestrada pelo sistema, mudou o mindset dos advogados e eliminou a ociosidade na empresa. “Transformar a gestão da cultura do escritório revolucionou a forma como gerimos todas as carteiras dos nossos profissionais. Oferecemos aos clientes do escritório um cenário circunstanciado dos processos, possibilitando um suporte à tomada de decisão pelos gestores internos. Todas as nossas equipes acompanham as metas de cada cliente. Em tempo real, por meio de dashboards, é possível mensurar o desempenho de cada equipe. “Com isto, ganha-se tempo, produtividade, eficiência e assertividade”, valida o Dr. Rafael Cinini Dias Costa. Ele acrescenta que “a implantação do CPJ-3C, sua metodologia de gestão e o permanente suporte técnico personalizado da Preâmbulo Tech são impecáveis, pois são construídos e aperfeiçoados constantemente por especialistas da área de advocacia, ou seja, por profissionais técnicos que vivenciam casos e demandas específicas e em constante busca de excelência”, finaliza.
Hamilton Andreatta, presidente da Preâmbulo Tech, explica que o quadro técnico da empresa está totalmente voltado a atender a realidade dos escritórios de advocacia, de todos os portes, para que tenham maior performance profissional, trabalhando em qualquer lugar. "Construímos um produto que recebe atualizações constantes e de acordo com as mais inovadoras tecnologias, contribuindo para soluções cada vez mais flexíveis e parametrizáveis” finaliza o gestor.
A Preâmbulo Tech é uma empresa de tecnologia focada no segmento jurídico, com sede em Curitiba, e 33 anos de mercado (2021). Tem como objetivo principal facilitar o dia a dia e criar soluções para o mercado jurídico, desde escritórios de advocacia até departamentos jurídicos de empresas. Entre seus principais produtos está o “CPJ-3C”, uma solução que usa de inteligência artificial, workflow para automatizar e simplificar a controladoria, análise financeira integrada ao processual, e dashboards para acompanhar os resultados. Já o “CPJ-Cobrança” foi desenvolvido para a advocacia de massa, ativa e passiva, com o intuito de elevar a segurança nos procedimentos, garantindo melhores resultados. A Preâmbulo possui mais de seis mil clientes e 25 mil usuários. Líder no segmento de softwares, foi eleita por três vezes consecutivas como o software mais utilizado do Brasil por escritórios de advocacia pela Intelijur. A empresa é criadora da BrLawyers, uma comunidade para advogados com mindset de evolução, que oferece conteúdo para impulsionar a gestão jurídica, por meio da rede social Telegram.
Suzane Marie/LIDE MULTIMIDIA –Junho de 2021